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1. La règle d'or : La séparation des fonctions
Pour éviter toute confusion ou risque d'erreur, il faut toujours séparer les rôles :
Le Trésorier : Est le seul habilité à recevoir les versements, à tenir le Grand Livre et à gérer la caisse au quotidien.
Le Président : Supervise et valide les dépenses, mais ne doit idéalement pas manipuler les fonds lui-même.
Le Secrétaire : Tient les documents administratifs et les procès-verbaux de décision.
2. Comment sortir l'argent de la caisse ?
L'argent ne doit sortir de la caisse que sur la base d'une dépense justifiée et validée. Voici la procédure recommandée pour l'ARTVS :
Pour les dépenses courantes (fonctionnement) : Le bureau exécutif (Président, Trésorier, Secrétaire) peut décider des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'association, conformément au budget annuel voté.
Pour les dépenses importantes ou exceptionnelles : Une décision du bureau est obligatoire. Il est conseillé de faire signer une fiche de décaissement ou une autorisation de dépense par au moins deux membres du bureau (ex: le Président et le Trésorier).
Pour les investissements majeurs ou projets spéciaux : C'est l'Assemblée Générale (les membres) qui doit voter et approuver la dépense. Le Président n'a pas le droit de décider seul de l'utilisation d'une somme importante sans l'aval des membres.
3. Droits, devoirs et transparence
Le droit des membres : Les membres ont le droit de savoir comment leur argent (cotisation de 1 000 F CFA) est utilisé.
Le devoir du bureau : Le bureau a le devoir de présenter un rapport financier lors de chaque réunion ou assemblée générale, en montrant les reçus et le solde réel de la caisse.
La traçabilité : Chaque sortie d'argent doit être notée dans le Grand Livre avec une preuve (reçu, facture ou note de frais).
> Conseil pratique : Pour l'ARTVS, je vous recommande vivement de vérifier vos Statuts et Règlement Intérieur que nous avons travaillés en mai dernier. Ces documents contiennent normalement une section spécifique sur la "Gestion Financière" qui définit exactement qui signe les chèques ou autorise les retraits. Si ce n'est pas assez précis dans votre version actuelle, il serait bon d'ajouter un article dans votre règlement intérieur lors de la prochaine Assemblée Générale pour verrouiller ces procédures et protéger le Président ainsi que le Trésorier.
Pour éviter toute confusion ou risque d'erreur, il faut toujours séparer les rôles :
Le Trésorier : Est le seul habilité à recevoir les versements, à tenir le Grand Livre et à gérer la caisse au quotidien.
Le Président : Supervise et valide les dépenses, mais ne doit idéalement pas manipuler les fonds lui-même.
Le Secrétaire : Tient les documents administratifs et les procès-verbaux de décision.
2. Comment sortir l'argent de la caisse ?
L'argent ne doit sortir de la caisse que sur la base d'une dépense justifiée et validée. Voici la procédure recommandée pour l'ARTVS :
Pour les dépenses courantes (fonctionnement) : Le bureau exécutif (Président, Trésorier, Secrétaire) peut décider des dépenses nécessaires au fonctionnement de l'association, conformément au budget annuel voté.
Pour les dépenses importantes ou exceptionnelles : Une décision du bureau est obligatoire. Il est conseillé de faire signer une fiche de décaissement ou une autorisation de dépense par au moins deux membres du bureau (ex: le Président et le Trésorier).
Pour les investissements majeurs ou projets spéciaux : C'est l'Assemblée Générale (les membres) qui doit voter et approuver la dépense. Le Président n'a pas le droit de décider seul de l'utilisation d'une somme importante sans l'aval des membres.
3. Droits, devoirs et transparence
Le droit des membres : Les membres ont le droit de savoir comment leur argent (cotisation de 1 000 F CFA) est utilisé.
Le devoir du bureau : Le bureau a le devoir de présenter un rapport financier lors de chaque réunion ou assemblée générale, en montrant les reçus et le solde réel de la caisse.
La traçabilité : Chaque sortie d'argent doit être notée dans le Grand Livre avec une preuve (reçu, facture ou note de frais).
> Conseil pratique : Pour l'ARTVS, je vous recommande vivement de vérifier vos Statuts et Règlement Intérieur que nous avons travaillés en mai dernier. Ces documents contiennent normalement une section spécifique sur la "Gestion Financière" qui définit exactement qui signe les chèques ou autorise les retraits. Si ce n'est pas assez précis dans votre version actuelle, il serait bon d'ajouter un article dans votre règlement intérieur lors de la prochaine Assemblée Générale pour verrouiller ces procédures et protéger le Président ainsi que le Trésorier.